การเสียเวลากับงานแอดมินหรือการจัดการข้อมูลซ้ำซากคือสิ่งที่บั่นทอนประสิทธิภาพในการทำงาน นี่คือ 7 งานประจำที่คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติ (Automation) เข้ามาจัดการแทนเพื่อทวงคืนเวลาอันมีค่ากลับมา
- การออกเอกสารและเกียรติบัตร: แทนที่จะนั่งพิมพ์ชื่อทีละใบ คุณสามารถเชื่อมต่อแบบฟอร์มลงทะเบียนเข้ากับสคริปต์หลังบ้าน เพื่อดึงข้อมูลมาสร้างเป็นไฟล์ PDF พร้อมฟอนต์ทางการ (เช่น THSarabun) และส่งตรงเข้าอีเมลผู้รับได้อัตโนมัติเมื่อสิ้นสุดกิจกรรมหรือการอบรม
- การแจ้งเตือนและติดตามสถานะ: หมดปัญหาการต้องคอยตอบคำถามเดิม ๆ ด้วยการตั้งค่า Webhook เชื่อมกับ LINE Official Account หรือ Telegram Bot เพื่อแจ้งเตือนอัตโนมัติแบบเรียลไทม์ เช่น แจ้งเตือนเมื่อมีพัสดุมาส่ง หรือแจ้งสถานะการเข้าเรียน
- การขออนุมัติและลางาน: เปลี่ยนการเดินเอกสารกระดาษให้เป็นระบบ E-Permission แบบไร้กระดาษ ข้อมูลถูกส่งเข้าฐานข้อมูลโดยตรง และผู้บริหารสามารถตรวจสอบพร้อมกดอนุมัติผ่าน Web Application ได้จากทุกที่
- การจองทรัพยากรส่วนกลาง: งานจัดการคิวรถยนต์ส่วนกลางหรือระบบยืม-คืนอุปกรณ์ สามารถทำให้อัตโนมัติได้ด้วยระบบปฏิทินที่เช็คเวลาทับซ้อนให้เอง พร้อมระบบแจ้งเตือนยืนยันการจองเพื่อลดความผิดพลาดจากฝีมือมนุษย์
- การทำแบบประเมินและสรุปรายงาน (Dashboard): ทิ้งการสรุปผล Excel แบบแมนนวลไปได้เลย ระบบอัตโนมัติสามารถดึงข้อมูลจากฟอร์มความพึงพอใจ มาประมวลผลและแสดงเป็นกราฟสถิติที่อัปเดตเองแบบเรียลไทม์
- การจัดการโควตาและลงทะเบียน: สำหรับงานรับสมัครที่มีเงื่อนไขซับซ้อน ระบบสามารถคำนวณโควตาที่เหลืออยู่ ตัดสิทธิ์เมื่อเต็มจำนวน และออกหมายเลขรันซีเรียลสำหรับผู้สมัครได้เองโดยไม่ต้องมีคนคอยเฝ้าหน้าจอ
- การบันทึกเวลาและการเข้าออกงาน: ยกระดับการเช็คชื่อด้วยการใช้ Web App บันทึกพิกัดสถานที่ทำงาน (Work from Home) หรือจับคู่ใบหน้า (Facial Recognition) แล้วดึงข้อมูลสรุปเป็นรายงานการมาทำงานของแต่ละเดือนได้ทันที
เมื่อให้คอมพิวเตอร์รับช่วงต่องานที่เป็นแพทเทิร์นตายตัวเหล่านี้ ระบบจะทำงานได้แม่นยำขึ้น 100% และเปิดโอกาสให้คนทำงานได้นำเวลาไปโฟกัสกับงานที่ต้องใช้กลยุทธ์และความคิดสร้างสรรค์อย่างแท้จริง
