“งบประมาณ” เปรียบเสมือนเส้นเลือดใหญ่ที่หล่อเลี้ยงทุกกิจกรรมในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานราชการ โรงเรียน หรือบริษัทเอกชน แต่ปัญหาคลาสสิกที่ฝ่ายแผนงานและการเงินต้องเผชิญคือ “ความล่าช้า” และ “ความผิดพลาด”
การใช้กระดาษหรือไฟล์ Excel แยกกันหลายไฟล์ มักนำไปสู่ปัญหาตัวเลขไม่ตรงกัน การเบิกจ่ายซ้ำซ้อน หรือกว่าจะรู้ว่า “งบหมด” ก็สายเกินแก้ วันนี้เราจะพาไปทำความรู้จักกับ ระบบบริหารแผนงานและงบประมาณ (Budget Expenditure Planning System) เครื่องมือดิจิทัลที่จะเข้ามาเปลี่ยนความยุ่งยากให้กลายเป็นความแม่นยำ
ระบบบริหารงบประมาณคืออะไร? ทำไมต้องมี?
ระบบบริหารงบประมาณ คือ Web Application ที่ถูกออกแบบมาเพื่อควบคุมวงจรชีวิตของเงินในองค์กรตั้งแต่ต้นจนจบ (End-to-End) เริ่มตั้งแต่การตั้งงบประมาณประจำปี การเสนอโครงการ การอนุมัติ ไปจนถึงการเบิกจ่ายและรายงานผล
หัวใจสำคัญคือการเปลี่ยนข้อมูลที่กระจัดกระจาย ให้มารวมอยู่ที่ศูนย์กลาง (Centralized Database) ทำให้ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่เห็นข้อมูลชุดเดียวกัน ในเวลาเดียวกัน
4 ฟีเจอร์เด็ด ที่ระบบงบประมาณยุคใหม่ต้องมี
จากการพัฒนาระบบที่ตอบโจทย์ผู้ใช้งานจริง ระบบที่ดีควรมีฟังก์ชันหลักดังนี้:
- การจัดสรรงบที่ยืดหยุ่น (Allocation Strategy): ระบบต้องแยกประเภทงบได้ชัดเจน เช่น “งบบริหารจัดการประจำ” (ค่าน้ำ ค่าไฟ เงินเดือน) และ “งบโครงการพัฒนา” (อบรม สัมมนา สิ่งก่อสร้าง) เพื่อให้การติดตามผลทำได้ง่ายและตรงจุดประสงค์
- การตัดยอดเงินแบบ Real-time (Real-time Deduction): หมดยุคของการรอสรุปยอดสิ้นเดือน เมื่อมีการสร้าง “ใบเบิก” และได้รับการอนุมัติ ระบบต้องตัดยอดเงินออกจากโครงการทันที ทำให้ผู้ใช้เห็น “ยอดคงเหลือจริง” (Net Remaining) ณ วินาทีนั้น ป้องกันการเบิกเกินวงเงินได้ 100%
- ระบบคืนเงินเหลือจ่าย (Refund Management): ในความเป็นจริง การทำงานมักมีเงินเหลือจ่าย เช่น จัดอบรมแล้วค่าอาหารไม่ถึงเป้า ระบบต้องรองรับการ “บันทึกคืนเงิน” เพื่อดึงยอดเงินนั้นกลับเข้าสู่โครงการ ให้สามารถนำไปบริหารจัดการต่อได้ โดยไม่ทำให้ตัวเลขทางบัญชีผิดเพี้ยน
- Dashboard สรุปสถานะ: ผู้บริหารไม่ต้องมานั่งไล่อ่านตารางร้อยบรรทัด แต่สามารถดูภาพรวมผ่านกราฟและตัวเลขสรุป (Summary Card) ว่าปีนี้ใช้งบไปกี่เปอร์เซ็นต์ กลุ่มงานไหนใช้เงินคุ้มค่าที่สุด และเหลือเงินเท่าไหร่
ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ
- ความโปร่งใส (Transparency): ทุกการเบิกจ่ายมี Digital Footprint ใครเบิก เบิกเมื่อไหร่ อนุมัติโดยใคร สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ทั้งหมด
- ลดภาระงานเอกสาร (Paperless): ลดการเดินเอกสารขออนุมัติ เปลี่ยนมาเป็นการคลิกอนุมัติผ่านระบบ ประหยัดเวลาและทรัพยากร
- การวางแผนที่แม่นยำ (Better Planning): ข้อมูลสถิติจากระบบจะช่วยให้การตั้งงบประมาณในปีถัดไปแม่นยำขึ้น รู้ว่าโครงการไหนควรเพิ่มงบ หรือโครงการไหนควรตัดงบ
บทสรุป
การนำเทคโนโลยีมาใช้กับการบริหารเงิน ไม่ใช่แค่เรื่องของความทันสมัย แต่คือ “ความจำเป็น” ในยุคที่ความรวดเร็วและความถูกต้องคือหัวใจของการทำงาน ระบบแผนงานและงบประมาณจึงเป็นกุญแจดอกสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง โปร่งใส และเกิดประโยชน์สูงสุดต่องบประมาณทุกบาททุกสตางค์
ลิงค์การใช้งาน : https://plan.sesaocr.go.th/
